Projektmanagement für IT-Projekte

Das Projektmanagement (PM) dient zur Planung, Überwachung und Steuerung des Projektverlaufs. Es ist die zentrale Stelle des Projektes.

Folgende Punkte müssen vom Projektmanagement abgedeckt werden:

• Festlegen der Rahmenbedingungen
  Eine sehr wichtige Aufgabe zu Beginn des Projektes ist es die Rahmenbedingungen festzulegen. Diese Aufgabe wird in der sogenannten Kick-Off-Besprechung initiiert. In dieser Besprechung werden den Projektmitarbeitern die Projektziele mitgeteilt (fachlich, terminlich, ...) und die wichtigsten Randbedingungen festgelegt. Zu diesen Randbedingungen zählen die Projektorganisation, die Besprechungsplanung, die Planung von Berichten und das Festlegen von Eskalationsstrategien. Weiterhin ist festzulegen, welche wichtigen Meilensteine es während des Projektverlaufes geben wird und ob das Projekt in mehreren Schritten (Inkrementen) entwickelt werden soll.
  All diese Informationen werden im sogenannten Projekthandbuch dokumentiert.
• Beteiligung an der Aufwandsschätzung
  Eine fundierte Schätzung des Aufwands ist ein wichtiger Meilenstein bei der Projektdurchführung. Nur dadurch kann erkannt werden, ob die Projektziele (insbesondere das Kostenziel) erreicht werden können.
• Planung des Projektverlaufs
  Die zum Erreichen der Projektziele erforderlichen Aktivitäten müssen identifiziert und geplant werden. D.h. Aktivitäten aus den Bereichen Software-Entwicklung, Qualitätsmanagement, Konfigurationsmanagement und Projektmanagement müssen hinreichend detailliert (minimale Auflösung normalerweise 1 Tag) aufgeschlüsselt, verknüpft und einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Auch die dafür notwendigen Sachmittel (Computer, Büroräume, ...) sind zu planen.
• Beauftragung der Projektmitarbeiter
  Nachdem die Aktivitäten zugeordnet wurden ist das Projektmanagement dafür zuständig die Mitarbeiter mittels geeigneter Maßnahmen über die von ihnen erwarteten Arbeitsergebnisse zu informieren und den Mitarbeitern die dafür notwendigen Randbedingungen zu schaffen (Arbeitsgerät zur Verfügung stellen, Dokumentation zugänglich machen, Ansprechpartner nennen, ...).
• Ermitteln der aktuellen Projektsituation
  Mit Hilfe von Besprechungen und ggf. Arbeitsberichten ermittelt das Projektmanagement zyklisch die aktuelle Projektsituation. In diesen Besprechungen berichten die Mitarbeiter über ihre Arbeitsfortschritte, ihre Probleme und ihre Verbesserungsvorschläge. Das Projektmanagement gibt Informationen an die Mitarbeiter weiter (neue Anforderungen vom Auftraggeber, unerwartete Entwicklungen, ...) und dokumentiert die von den Mitarbeitern geschilderte Arbeitssituation.
  Schriftliche Arbeitsberichte sind zwingend nur in großen Projekten oder von externen Mitarbeitern einzufordern. Im Normalfall ist es durchaus ausreichend die Arbeitsbericht in mündlicher Form während der Besprechungen abzugeben.
• Bewertung der aktuellen Projektsituation
  Aufgrund der Erkenntnisse aus den zyklischen Besprechungen ist die aktuelle Projektsituation zu ermitteln. Dabei wird der Fertigstellungsgrad einzelner Arbeitspakete und des gesamten Systems ermittelt. Es muss dabei erkannt werden, ob sich Verschiebungen im kritischen Pfad ergeben. Es ist auch darauf zu achten, ob alle notwendigen Aktivitäten durchgeführt und alle benötigten Resultate (Dokumente, Programmkode, ...) geliefert wurden.
  Weiterhin ist eine Risikoabschätzung zu erstellen, die offene und neue Risiken für den Projekterfolg analysiert. In die gleiche Richtung geht auch die Pflege der Offene Punkte Liste, die zur Kommunikation der offenen Punkte, der erwarteten Zulieferungen und der benötigten Entscheidungen dient.
• Weitergabe der aktuellen Projektsituation
  Nachdem die Projektsituation erfasst und bewertet wurde muss diese an den Auftraggeber und/oder den Lenkungsausschuss (Gremium, das den Projekt-Auftraggeber repräsentiert) weitergegeben werden.
• Einleiten von steuernden Maßnahmen
  Die erkannte Projektsituation hat sich in steuernden Maßnahmen niederzuschlagen. D.h. um terminliche, sachliche, finanzielle und personelle Probleme und Risiken zu beheben oder zu minimieren sind geeignete Gegenmaßnahmen einzuplanen und zu initiieren. Dies kann z.B. den Einsatz von zusätzlichen Ressourcen (personell oder sachlich) oder die Anpassung der Terminplanung bedeuten.
• Projektabschluss durchführen
  Nachdem das System vom Auftraggeber abgenommen und ggf. in Produktion genommen wurde ist ein formaler Projektabschluss durchzuführen. D.h. das Projektmanagement in Zusammenarbeit mit wichtigen Projektmitarbeitern analysiert den Projektverlauf und dokumentiert zu verbessernde Prozesse (z.B. Review-Prozess des Pflichtenheftes muss besser abgestimmt werden). Auch neue Prozesse, die sich in diesem Projekt bewährt haben sind aufzuführen. Alles in allem dient der Projektabschluss dazu, um bei weiteren Projekten aus den Fehlern und Vorzügen des gerade abgeschlossenen Projektes zu lernen.