Steuernde Maßnahmen

Das Einleiten von steuernden Maßnahmen ist eine der wichtigsten Aufgaben des Projektmanagements. Diese Aufgabe kann jedoch nur dann angegangen werden, wenn es eine fundierte Projektplanung und eine stetige Projektüberwachung gibt. Nur durch diese vorgelagerten Aktivitäten kann in den meisten Fällen überhaupt erst erkannt werden, dass steuernde Maßnahmen notwendig sind.

Für die verschiedenen Situationen (Probleme, geänderte Randbedingungen, ...) müssen verschiedene Reaktionen in Betracht gezogen, bewertet und bei Eignung veranlasst werden. Im folgenden werden für die verschiedenen Situationen die wichtigsten Steuerungsmöglichkeiten aufgelistet und den erwünschten Auswirkungen die unerwünschten "Nebenwirkungen" gegenübergestellt.

Verfehlung des Sachziels
Verfehlung des Terminziels
Verfehlung des Kostenziels
Verfehlung des Qualitätsziels
Probleme zwischen den Mitarbeitern (interpersonell)
Persönliche Probleme von Mitarbeitern (intrapersonell)

Bei allen Steuerungsmaßnahmen sind folgende Punkte zu beachten:

Der steuernde Eingriff muss dokumentiert werden (z.B. Projektlogbuch)
Größere Eingriffe (z.B. Änderung an den Projektzielen) müssen mit dem Kunden abgestimmt werden
Für größere Eingriffe muss eine Risikoanalyse und -abwägung durchgeführt werden (übertrifft der erwartete Nutzen das mögliche Risiko ?)

Verfehlung des Sachziels
Es wird erkannt, dass das inhaltliche Ziel des Projektes, d.h. die vom Kunden gewünschte Funktionalität überhaupt nicht, nicht vom vorhandenen Personal oder nicht mit vertretbarem Aufwand zu realisieren ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein bestimmtes Verhalten des Systems nicht mit der vorhandenen technischen Umgebung (Betriebssystem, Klassenbibliothek, ...) realisierbar ist.

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Spezialisten hinzuziehen	Neue Köpfe bringen neue Ideen Das Spezialwissen der Experten löst den "Knoten" und es kann wie geplant weitergearbeitet werden	Die Kosten steigen, d.h. das Kostenziel ist gefährdet. Die bisherigen Projektmitarbeiter fühlen sich herabgesetzt und reagieren mit Demotivation
Kunden eine Alternativlösung anbieten	"Unmögliche" Funktionalität wird umgangen	Der Kunde ist im Endeffekt unzufrieden, da er nicht die gewünschte Funktionalität erhält
Verlagerung der Funktionalität in eine spätere Ausbaustufe	Die aktuelle Projektsituation entspannt sich Es kann in der Zwischenzeit parallel nach möglichen Lösungen gesucht werden (Fachzeitschriften, Newsgroups, ...)	Durch den Wegfall der nicht machbaren Funktion sind andere eigentlich machbare Funktionen nicht mehr sinnvoll einsetzbar, da z.B. die Eingangsdaten fehlen Der Kunde erhält nicht den gewünschten Funktionsumfang und ist deshalb unzufrieden Das Problem wird nur an der Zeitachse verschoben - vielleicht ist es überhaupt nicht machbar

Verfehlung des Terminziels
Es wird erkannt, dass der geforderte Funktionsumfang nicht im geplanten Zeitrahmen realisierbar ist. D.h. die Projektmitarbeiter benötigen mehr Zeit zur Durchführung einzelner Aufgaben oder benötigte Zulieferungen (z.B. durch den Kunden oder Unterauftragnehmer) stehen nicht zum notwendigen Zeitpunkt zur Verfügung.

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Verschiebung des Endtermins	Die Terminsituation entspannt sich	Die Kosten können nicht im Rahmen gehalten werden (längere Projektdauer erzeugt normalerweise höhere Kosten)
Reduzierung des Funktionsumfangs	Die Terminsituation entspannt sich	Der Kunde erhält weniger Inhalt für das gleiche Geld Der Kunde ist unzufrieden
Verlagerung bestimmter Funktionen in eine spätere Ausbaustufe	Die Terminsituation entspannt sich	Die Kosten steigen, da insgesamt länger am Projekt gearbeitet wird
Reduzierung der Qualitätsanforderungen	Es muss weniger dokumentiert werden Es müssen weniger Sonderfälle, Fehlerfälle, ... behandelt werden Es muss weniger getestet werden Die Terminsituation entspannt sich	Die Kosten steigen, da mehr Geld in die Wartung (Fehlerkorrektur) gesteckt werden muss Der Endtermin verzögert sich noch mehr, da bei den Tests noch sehr viele Fehler entdeckt werden und umfänglich nachgebessert werden muss
Mehrarbeit (Überstunden / Wochenende)	Das Terminziel kann erreicht werden	Die Qualität leidet Die Kosten steigen (Zuschläge, ...) Die Krankheitsquote der Mitarbeiter steigt
Hinzuziehen weiterer Mitarbeiter	Die Terminsituation entspannt sich	Durch den erhöhten Kommunikationsaufwand, die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter sinkt die Effizienz der Mitarbeiter Die Kosten steigen
Optimierung der Projektplanung	Pufferzeiten werden genutzt Mitarbeiter werden effizienter eingesetzt Das Terminziel kann erreicht werden	Die Belastung der Mitarbeiter steigt (keine Entspannungsphasen mehr) Kein Puffer mehr für weitere kritische Situationen vorhanden Verwirrung der Mitarbeiter und dadurch entstehende Missverständnisse durch häufige Umplanungen
Reduzierung der "projektfremden" Tätigkeiten der Mitarbeiter	Die terminliche Situation wird entspannt	Die "normale" Arbeit des Mitarbeiters (Linienfunktion) leidet unter der Reduzierung und führt in der Linie zu Problemen; der Mitarbeiter wird von dort unter Druck gesetzt Bei Wegfall von Aus- und Weiterbildung des Mitarbeiters kann das zu nachlassender Motivation führen

Verfehlung des Kostenziels
Die Projektleitung erkennt, dass die Kosten aus dem Rahmen laufen. D.h. es werden unerwartet viele Überstunden geleistet oder Ressourcen (Mitarbeiter, Sachmitteln) benötigt, die nicht eingeplant waren

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Reduzierung der Mitarbeiterzahl	Die Kosten können gesenkt werden Das Kostenziel wird erreicht	Die verbleibende Arbeit muss auf die verbleibenden Mitarbeiter verteilt werden Die Qualität sinkt Der geplante Funktionsumfang wird nicht erreicht Der Kunde ist unzufrieden
Investitionssperre	Die Kosten steigen nicht im bisherigen Umfang weiter Das Kostenziel wird erreicht	Die Mitarbeiter erhalten nicht die benötigten Arbeitsmittel (Dokumentation, Werkzeuge) Die Qualität sinkt Die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter steigt Der Arbeitsaufwand steigt, d.h. das Terminziel wird nicht erreicht
Budgeterhöhung	Das nun neue Kostenziel kann erreicht werden	Der Kunde erhält den vereinbarten Funktionsumfang für mehr Geld Das Vertrauen des Kunden in die Planungsfähigkeiten des Auftragnehmers sinkt, daher ist eine weitere Zusammenarbeit in Frage gestellt

Verfehlung des Qualitätsziels
Es wird erkannt, dass das Endprodukt (System) nicht in der vereinbarten Qualität erstellt werden wird.

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Schulung der Projektmitarbeiter	Qualität verbessert sich	Kosten steigen (Trainer, ...) Terminziel ist gefährdet (keine Projektarbeit während der Schulungsmaßnahme)
Verbesserung der Methoden	Qualität wird verbessert	Kosten steigen Terminziel ist gefährdet (es müssen Mitarbeiter für die Verbesserung der Prozesse abgestellt werden)
Reduzierung der Qualitätsanforderungen	Das neue Qualitätsziel kann erreicht werden	Der Kunde erhält weniger Qualität für das gleiche Geld Es muss mehr Geld in die Wartung des Systems (Fehlerkorrekturen) gesteckt werden Der Auftragnehmer hat aufgrund der mangelhaften Produktqualität einen schlechten Ruf beim Kunden

Probleme zwischen den Mitarbeitern (interpersonell)
Es werden Probleme zwischen den einzelnen Mitarbeitern (Streit, übertriebene Konkurrenz, Mobbing) erkannt.

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Gespräch mit den betroffenen Mitarbeitern	Schlichtung des Streits	Eskalation der Situation
Abstand zwischen den betroffenen Mitarbeitern schaffen (verschiedene Teilprojekte, ...)	"Austrocknung" der Situation	Mitarbeiter können sich "degradiert" bzw. "strafversetzt" fühlen und daher kann die Motivation sinken Die Terminplanung wird schwieriger, da die betroffenen Mitarbeiter nicht mehr frei einsetzbar sind
Trennung von einzelnen Mitarbeitern	Ende des Streits	Mitarbeiterzahl sinkt und daher ist das Terminziel gefährdet Beim Einsatz eines Ersatzmitarbeiters muss dieser eingearbeitet werden und daher ist das Terminziel ebenfalls in Gefahr

Persönliche Probleme von Mitarbeitern (intrapersonell)
Das Projektmanagement erkennt, dass ein einzelner Mitarbeiter private (Krankheitsfall in der Familie, Alkoholismus, Belastungen in der Freizeit [Hausbau]) bzw. persönliche Probleme (Überforderung durch die Projektaufgaben, ...) hat.

Gegenmaßnahme	Gewünschte Auswirkungen	Ungewünschte Auswirkungen
Gespräch mit dem Mitarbeiter	Erkennen der Problemursache	Mitarbeiter sperrt vollkommen (das ist privat, das geht die Firma gar nichts an)
Unterstützung für den Mitarbeiter (anonyme Alkoholiker, ...)	Mitarbeiter bekommt sein Problem in den Griff	Verfügbarkeit des Mitarbeiters sinkt (muss jedoch in Kauf genommen werden)
Entlastung des Mitarbeiters (z.B. einfachere Aufgaben)	Situation entspannt sich	Mitarbeiter fühlt sich degradiert und steigert sich noch weiter in sein Problem hinein
Trennung vom Mitarbeiter	Problem wird vom Projekt ferngehalten	Mitarbeiterzahl sinkt und daher ist das Terminziel gefährdet Beim Einsatz eines Ersatzmitarbeiters muss dieser eingearbeitet werden und daher ist das Terminziel ebenfalls in Gefahr Der Mitarbeiter hat weiterhin ein Problem, das gelöst werden muss

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