Projektplanung

Die Planung ist die wohl mit am anspruchvollste Aufgabe des Projektmanagements. Mittels der Planung wird stetig überprüft ob das Terminziel und das Kostenziel noch erreichbar sind. In der Planung werden die einzelnen Projektaktivitäten möglichst detailliert aufgeschlüsselt, miteinander in Beziehung gebracht (verknüpft) und die dafür geschätzten Aufwände eingetragen. Durch den Vergleich der tatsächlich benötigten Aufwände mit den geplanten Aufwänden kann erkannt werden, ob es realistisch ist die Projektziele noch zu erreichen. Ausgehend von dieser Erkenntnis können/müssen Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Für die Projektplanung sollte die Hilfe eines Werkzeugs wie z.B. Microsoft-Project verwendet werden. Erfahrungsgemäß geben viele Projektleiter die Arbeit mit solcherlei Tools nach kurzer Zeit auf, da diese scheinbar nicht ihren Erfordernissen entsprechen. Wenn man dies genauer analysiert, dann erkennt man oft, dass es vielmehr an den mangelnden Ausbildung des Projektleiters/Projektleiterin liegt. Dies können Schwächen in der Kenntnis der zugrundeliegenden Methodik sein (Netzplantechnik) oder auch eine mangelnde Ausbildung in der Verwendung des Werkzeugs. Schon die Lektüre entsprechender Literatur kann in diesem Fall die Arbeit mit dem Werkzeug vereinfachen.

Bei der Erstellung einer Projektplanung hat es sich als sinnvoll erwiesen, die folgende Reihenfolge einzuhalten:

• Erstellen eines Meilensteinplans
  So früh wie möglich im Projektverlauf ist eine Planung der zu erreichenden Meilensteine durchzuführen. D.h. es ist festzulegen, zu welchem Datum welche Produkte (Dokumente, Programme, ...) vorliegen müssen. Wichtige Meilensteine sind zum Beispiel das vom Auftraggeber abgenommene Pflichtenheft, das Ende der Kodierungsphase, der Beginn des User-Acceptance-Tests und die Übernahme des Systems in die Produktion.
• Grobe Terminplanung
  Spätestens nach Fertigstellung des Pflichtenheftes und der Systemarchitektur ist es möglich eine erste grobe Terminplanung durchzuführen. Dabei sind alle wichtigen Aktivitäten, die sich aus der bisherigen Analyse ergeben haben in den Terminplan einzuarbeiten. Neben der reinen Software-Entwicklung sind auch Testaktivitäten, Review-Aktivitäten, usw. einzuplanen. Jede Aktivität muss mit dem geschätzten Aufwand und der Abhängigkeit von anderen Aktivitäten ergänzt werden ( ).
• Ressourcenplanung
  Die in der Terminplanung definierten Aktivitäten müssen zwingend mit den dafür benötigten Ressourcen ergänzt werden. D.h. zu einem ist zu definieren welche Person die Aktivität durchführen soll und zum anderen ist aufzuführen welche Sachmittel (Computer, Testaufbauten, Testdaten, Räume, ...) dafür benötigt werden.
• Verfeinerte Termin- und Ressourcenplanung
  Im Laufe des Projektes werden immer mehr konzeptionelle Dokumente erstellt, so dass es möglich wird die Terminplanung immer weiter zu verfeinern (minimale Auflösung 1 Tag). Außerdem ergeben sich aus den tatsächlich benötigten Aufwänden der bereits durchgeführten Aktivitäten Erkenntnisse, die zur Anpassung der bisherigen Planung führen können (z.B. ein Mitarbeiter ist besonders schnell und ist immer um 25 Prozent früher fertig).
  Bei der verfeinerten Planung sollte der sogenannte kritische Pfad () ermittelt werden. Der kritische Pfad ist jene Verknüpfung von Aktivitäten, die das Ende des Projektes definieren. D.h. wenn eine der Aktivitäten im kritischen Pfad länger dauert als geplant, dann verschiebt sich automatisch der Endzeitpunkt des Projektes. Das bedeutet, dass jede Abweichung im kritischen Pfad eine sofortige Reaktion des Projektmanagements hervorrufen sollte.