Produktivnahme in IT-Projekten

Jedes System muss nach erfolgreicher Abnahme in Produktion genommen werden. D.h. es ist den Anwendern für die tägliche Arbeit zur Verfügung zu stellen. Dafür gibt es selbstverständlich einige Voraussetzungen:

• Schulung der Anwender (Benutzerschulung)
• Schulung der Systembetreuer (Rechenzentrumsbetrieb, Datenbankpflege, ...)
• Aufbau der produktiven Umgebung (Programme einspielen, Konfiguration anpassen, Datenbank(en) installieren, konfigurieren und initial laden)

Schulung der Anwender
Die Anwender des Systems sind in den für sie wichtigen Aspekten des Systems zu schulen. D.h. es muss analysiert werden, für welche Anwender welche Funktionalität bedeutsam ist und daraus ausgehend sind Schulungen für die einzelnen Anwendergruppen zu konzipieren und durchzuführen. Bei den Schulungen ist auf Veränderungen bzw. Verbesserungen in Bezug zum bisherigen System einzugehen. Wichtig ist es den Anwendern Wiedererkennungserlebnisse (das funktioniert analog zum bisherigen bewährten System) zu bieten, um so die Akzeptanz des neuen Systems zu gewährleisten. Es ist tunlichst zu vermeiden, das "Altsystem" negativ zu kommentieren, da sich die Anwender möglicherweise mit diesem System identifizieren und die Akzeptanz des neuen Systems dadurch leiden könnte.
Wenn möglich, sollte den Anwendern ein kleiner Leitfaden (wenige Seiten) zur Hand gegeben werden, in dem die wichtigsten Punkte des neuen Systems mit einfachen Worten (und passenden Bildern) erklärt werden.

Schulung der Systembetreuer
Wichtig ist es auch, die Betreuer des Systems zu schulen. Dabei müssen alle Aspekte berücksichtigt werden, die notwendig sind, um das System am Laufen zu halten und Fehler zu beheben. Es sollten sie folgenden Fragen beantwortet werden:

• Wie muss das System installiert werden (Verzeichnisstruktur, benötigte Dateien, Datenbank) ?
• Wie ist das System zu konfigurieren (benötigter Speicher/Plattenplatz, Datenbankgröße, ...) ?
• Welche täglichen Arbeiten sind zu erledigen (Datensicherung, ...) ?
• Welche anderen zyklischen Arbeiten sind zu erledigen (Datenbank-Reorganisation starten, Jahresabschluss, ...) ?
• Wie ist auf das Auftreten der verschiedenen Fehler zu reagieren ?

Den Systembetreuern muss für ihre Aufgabe eine entsprechende Dokumentation mitzugeben (Technisches Handbuch). In diesem Dokument sind die erwähnten Fragen abzudecken.

Aufbau der produktiven Umgebung
Die produktive Umgebung sollte nicht durch das Projekt-Team, sondern durch die Systembetreuer aufgebaut werden. Das Projekt-Team sollte die Systembetreuer dabei unterstützen und kann die Dokumentation gegebenenfalls ergänzen.